Toast ofrece descargas de reportes y Data Exports nocturnos configurables. Los
nombres se parecen, pero cada archivo responde una pregunta distinta.
El problema
Muchos errores empiezan al escoger la fuente: Product Mix se usa como venta por
fila, pagos se unen directamente con platos o modificadores se apilan debajo de
artículos.
Primero define qué representa una fila.
Columnas de ejemplo de Toast
Archivo
Una fila suele representar
Item Selection Details
Un artículo seleccionado
Modifier Selection Details
Un modificador
Product Mix
Un agregado por artículo
Order Details
Una orden
Payment Details
Un pago
Menu
Configuración del menú
Toast permite configurar nombres y orden de columnas. No supongas que todos los
restaurantes reciben el mismo esquema.
Qué archivo usar
Qué se vendió: Item Selection Details.
Qué extras se eligieron: Modifier Selection Details.
Mezcla de artículos del periodo: Product Mix.
Apertura, cierre o tipo de orden: Order Details.
Forma de pago: Payment Details.
Configuración: Menu.
Cuando la pregunta cruza niveles, define la unión y la conciliación.
Captura y demo
FoodSaver exige Item Selection. Los archivos opcionales compatibles se
conservan actualmente como hojas fuente sanitizadas.
Las descargas manuales suelen ser mejores para validar un flujo nuevo. SFTP
tiene sentido cuando los archivos, el horario, la seguridad y el proceso de
corrección ya son estables.
El problema
Automatizar el transporte antes de confiar en el reporte reemplaza una tarea
visible por una tubería nocturna que puede entregar archivos faltantes,
atrasados o desactualizados sin que nadie lo note.
Toast permite configurar nombres y orden de columnas en Data Exports.
CSV manual
Conviene cuando el flujo es nuevo, los filtros cambian, se corrigen fechas
anteriores o una persona todavía debe verificar el archivo.
SFTP nocturno
Conviene cuando el mismo grupo de archivos se usa a diario, existe un
responsable técnico para llaves SSH, hay monitoreo y está documentado cómo
reprocesar datos corregidos.
Toast indica que un archivo nocturno refleja los datos al momento de exportar.
Los cambios posteriores no actualizan automáticamente un archivo anterior.
Pregunta
Manual
SFTP
Configuración
Baja
Mayor
Trabajo repetido
Mayor
Menor
Flexibilidad
Alta
Configurada
Llaves SSH
No
Sí
Monitoreo
Humano
Debe implementarse
Captura y demo
En ambos casos revisa tipo, periodo, encabezados y cantidad de filas.
Al construir el primer flujo de Toast Prep, vi el riesgo principal en la unión
de dos exportaciones con granos distintos. Cada archivo describe una parte del
mismo pedido.
Item Selection y Modifier Selection responden preguntas diferentes.
Item Selection sigue siendo la base de ventas. Modifier Selection añade el
detalle de adicionales y personalizaciones.
Comparación rápida
Pregunta
Item Selection
Modifier Selection
¿Qué se vendió?
Sí
No
¿Qué adicionales se eligieron?
No
Sí
¿De dónde sale el total base?
Normalmente de aquí
Revisar antes de sumar
Campo principal
ID de selección
ID de la selección padre
¿Funciona solo?
Sí, para revisar artículos
Normalmente no
Item Selection es la base de ventas
Item Selection es la fuente por artículo del Excel. En FoodSaver, una fila de
Item Selection representa una venta o selección de menú registrada en Toast.
Sirve para revisar:
nombres de artículos;
cantidades;
ventas por artículo;
descuentos;
anulaciones;
números de fila de origen;
cobertura del periodo.
Este es el archivo para empezar. Si solo tienes una exportación de Toast,
empieza aquí.
item_selection_id,item_name,quantity,net_price
item-204,Hamburguesa,1,10.00
Modifier Selection agrega detalle de personalización
Modifier Selection explica qué se adjuntó a un artículo. Puede incluir
adicionales, sustituciones, opciones y otras personalizaciones.
Sirve para revisar:
qué modificadores se seleccionaron;
con qué frecuencia aparecen;
a qué artículo pertenece cada modificador;
qué filas no se pueden relacionar limpiamente.
Modifier Selection necesita el archivo por artículo para tener sentido en un
Excel revisable.
Las dos filas describen la misma hamburguesa. No representan dos ventas
adicionales.
La unión importa
La unión más segura usa un ID exacto del artículo padre. Si un modificador no
tiene un artículo padre exacto y único, debe quedar en una hoja de excepciones.
Adivinar puede causar:
modificadores unidos al artículo equivocado;
ingresos contados dos veces;
patrones de personalización exagerados;
resúmenes difíciles de auditar después.
Ejemplo de una unión segura
ID del artículo
Artículo
ID padre del modificador
Modificador
Resultado
item-204
Hamburguesa
item-204
Queso extra
Coincidencia exacta
item-204
Hamburguesa
item-204
Tocineta
Coincidencia exacta
ninguno
ninguno
item-999
Aguacate
Mantener como excepción
No uses el nombre del artículo, la hora o el orden de las filas solo para hacer
que todos los modificadores coincidan.
Por qué FoodSaver pide confirmar columnas
Las exportaciones de Toast pueden variar por cuenta, ubicación, configuración o
versión del reporte. Una columna puede aparecer con un nombre en una
exportación y con otro nombre en otra.
FoodSaver detecta columnas probables, pero el paso de revisión importa.
Confirmar el mapeo hace que el Excel sea más confiable y más fácil de repetir
la siguiente semana.
También puedes descargar los archivos sintéticos de esta guía:
Usa Item Selection para construir la revisión base de ventas. Usa
Modifier Selection para añadir detalle solo cuando cada modificador se
puede rastrear al artículo correcto.
FoodSaver mantiene esa relación visible en el Excel generado para que
operadores y contadores puedan revisar el resultado sin confiar en una unión
oculta.
¿Puedo usar Item Selection sin Modifier Selection?
Sí. Item Selection basta para una revisión por artículo. Modifier Selection
solo es necesario cuando necesitas detalle de adicionales o personalizaciones.
¿Debo sumar los totales de ambos archivos?
No automáticamente. Primero confirma qué representa cada columna de valor y si
el precio del modificador ya está reflejado en el resultado del artículo.
¿Qué pasa si un modificador no tiene un artículo padre?
FoodSaver lo mantiene como excepción para revisión manual.
